Código de Ética

Fundación Luces Panamá, es una fundación sin fines de lucro, dedicada a la lucha contra la Epilepsia desde su fundación el día 15 de mayo de 2015.

Hemos desarrollado este código de ética y buenas costumbres, como guía que describe el compromiso de Fundación Luces Panamá, cada uno de sus miembros de la Junta Directiva, colaboradores, voluntarios, donantes, proveedores y demás personas allegadas a la organización, de llevar a cabo  todas nuestras actividades de manera íntegra y que dicho código refleje nuestros valores y nuestro compromiso de  mantener un comportamiento profesional y humano, de manera que nuestras acciones siempre nos lleven a lograr un impacto positivo en cada una de las acciones que emprendamos.

El Código de Ética expresa el compromiso de nuestra Fundación sin fines de lucro por mantener los más altos niveles de integridad y transparencia en el desempeño de cada uno de nuestros integrantes y en cada una de las actividades que realizamos.

Nuestro Código de Ética reconoce los principios morales, las Leyes de nuestro país, la normativa  aplicable a nuestra Organización, y se difunde con la seguridad de que todos quienes colaboramos en ella, hemos adquirido una convicción que nos permite comprometernos con una conducta ética ejemplar, con un criterio unificado donde nuestro actuar, proyecta nuestra imagen con excelencia.

Con el fin de plasmar por escrito, de manera que cualquiera pueda conocer y ser parte de nuestro Código de Ética, describimos nuestras Premisas Básicas y Objetivos como  Fundación:

1. El Código de ética refleja nuestros valores y principios, así como el logro de nuestras aspiraciones desde la fecha de nuestro inicio.
2. Nuestro código de ética involucra a todos los miembros y colaboradores de la Fundación durante el desarrollo de todos sus procesos.
3. Se aplica a todos los miembros, colaboradores, personal y voluntarios de la Fundación sin distinción.
4. Nuestro código de ética tiene como objetivo inspirar más alla de solo regular comportamientos.
5. Nuestra Fundación tiene una estricta política de no tolerancia al incumplimiento del Código de Ética. Cualquier incumplimiento del mismo será investigado y se tomarán las medidas apropiadas y que permitan corregir dicha conducta como corresponda y de acuerdo con el reglamento de trabajo de la organización.
6. Nuestro Código será objeto de Auto evaluación periódica.
7. El mismo será objeto de evaluación independiente y se permitirá su divulgación de forma abierta a toda persona que lo requiera.

La Fundación, asume el compromiso de cumplir a cabalidad con la adopción del Código de Ética, para esto dispone de las herramientas que permiten:

1. Efectuar los cambios que sean necesarios en la estructura corporativa y reglamentaria para adoptar, cumplir y auto evaluar el grado de implementación.
2. Aceptar las evaluaciones externas  independientes que se requiera para comprobar la efectividad del nuestro Código de Ética y la divulgación de los resultados de dicha evaluación.
3. Ayudar a los colaboradores, voluntarios y demás ayudantes de la fundación, a comprender con claridad el significado e importancia de la ética y la integridad, así como a trasladar ambos conceptos al comportamiento y la toma diaria de decisiones.
4. La Fundación ofrecerá a todos sus colaboradores, voluntarios y ayudantes, una guía específica sobre la conducta apropiada en torno a materias sensibles, y especialmente en todo lo referente a la inclusión de distintas personas y sectores de la población.
5. Fomentar comportamientos que mantengan y aumenten la integridad y reputación de la organización.
6. La Fundación no permitirá ningun tipo de conducta discriminatoria en todo su amplio espectro.

Transparencia en la Gestión.

La Fundación mantendrá en todo momento transparencia en su gestión, para esto promoverá la implementación de buenas y mejores prácticas, como son:

1. Proporcionar información completa, veraz y verificable a Los Miembros de la misma, acerca de los servicios, productos y valores que ésta representa y/o ofrece.
2. Custodiar la información activa y pasiva de los Miembros participantes, en función de la reserva y no usarla para beneficio personal o de terceros.
3. La Junta Directiva, los colaboradores, voluntarios y ayudantes de La Fundación, se abstendrán de divulgar información confidencial o reservada de la Institución y tampoco utilizarán esa información para beneficio personal o de terceros.
4. Las  estrategias que se utilicen para  publicidad y promoción, será a través de  información clara, precisa, oportuna, razonable, adecuada, validada, veraz y completa.

Rendición de Cuentas

La Fundación presentará la debida rendición de cuentas a sus miembros mediante la presentación de Informes de Gestión en las Asambleas Generales convocadas por la Junta Directiva para lo cual se dispone:

1. Los Miembros, están sujetos a las reglas de responsabilidad propias en lo relativo al manejo y la administración de los fondos, bienes y recursos confiados a su gestión cualquiera sea la naturaleza jurídica de su relación de servicio.
2. La rendición de cuentas en LA FUNDACIÓN consistirá en la comunicación de resultados de la gestión financiera, institucional, la planificación estratégica, así como todas aquellas gestiones y actividades vinculadas a la organización, en cumplimiento de las buenas y mejores prácticas de Buen Gobierno Corporativo y de este Código de Ética.

Contrataciones por LA FUNDACIÓN

1. La Fundación trabajará y contratará únicamente con proveedores, suplidores o personal profesional, que adopten estándares éticos equivalentes a los de la misma.
2. Cuando se trata de la contratación de un personal, es debidamente evaluada y confirmada la información que el solicitante entregua a La Fundación. Toda selección, nombramiento y designació de personal, se hace en base a concursos de mérito y posición.
3. De igual manera se sigue este código de ética y transparencia al momento de elegir la Junta Directiva de la organización.
4. Cuando se trate de la contratación de un servicio, La Fundación se asegurará de realizar un proceso ético y sobre todo transparente, tal y como se establece para las organizaciones sin fines de lucro. En todo caso se hará la respectiva evaluación según corresponda.

Prohibiciones

Los Miembros, en concordancia con lo establecido en los estatutos tendrán las siguientes prohibiciones:

1. Solicitar directa o indirectamente a otros miembros y/o terceras personas, cumplir con órdenes que atenten contra los derechos y principios consagrados en este Código y los estatutos que generen ventajas o beneficios personales.
2. Solicitar reconocimiento de cualquier tipo para el cumplimiento de las funciones, aún de aquellos que pretendan estimarse como de cortesía o de apoyo al cumplimiento de las responsabilidades propias.
3. El ingreso de un nuevo Miembro, así como la continuidad de un Miembro existente en La Fundación, si los mismos son personas vinculadas, procesadas penalmente o relacionadas a delitos precedentes de Blanqueo de Capitales.
4. Utilizar los bienes y recursos de La Fundación con fines políticos.
5. Comprometer el buen nombre de La Fundación o el uso de su logotipo en actividades políticas, redes sociales de uso personal, u otros medios de difusión.
6. Discriminar a las personas en razón de su etnia, género, orientación sexual, religión o culto, edad, ideología política, incapacidad, capacidad diferente u otra razón.
7. Emitir declaraciones u opiniones por los diferentes medios de comunicación sobre aspectos institucionales, sin el conocimiento previo de la Junta Directiva.
8. Solicitar ni aceptar regalos, comidas u otro tipo de atenciones o cortesías a cambio de beneficiar o afectar a otra persona.

Fundación Luces Panamá, en su compromiso por asegurar las actuaciones correctas  en materia de Ética, cuenta con un Comité de Ética, a fin de que las mismas se encuentren enmarcadas en principios de legalidad y valores éticos de integridad, imparcialidad, probidad, transparencia, responsabilidad y de eficiencia, a fin de salvaguardar y de vigilar la correcta aplicación de las disposiciones del presente Código.

El Comité de Ética estará integrado por tres (3) Miembros de La Fundación. Que han sido  electos por los miembros de la Junta Directiva en Asamblea General. Este comité está Presidido por la persona designada como líder, quién será responsable de dirigir las sesiones y aplicar sus resoluciones en conformidad con el presente Código.

La persona que sea    elegida como Secretaria del Comité de Ética,  estará  encargada de convocar a las sesiones de trabajo previa instrucción de la Líder; elaborar las actas de las sesiones efectuadas y suscribirlas conjuntamente con la Líder; llevar un registro detallado de las denuncias que se presenten al Comité; levantar las actas correspondientes de las investigaciones realizadas y de las actuaciones del mismo; notificar las decisiones del Comité a los interesados y a las autoridades pertinentes; y, las demás que se le encargaren de conformidad con la Ley.

La 3ra persona designada, será responsable de la supervisión y seguimiento de los casos presentados al Comité y de aquellos que le asigne la Líder. Los miembros del Comité en el desempeño de sus funciones gozarán del apoyo de la Junta Directiva y se les concederá los recursos necesarios para llevar a cabo las funciones encomendadas.

El quórum para la instalación de las sesiones del Comité de Ética de La Fundación, se conformará por la mitad más uno de la totalidad de sus miembros, debiendo estar presente la Presidenta del Comité, o su delegado.

Este Comité de Ética se reunirá ordinariamente, trimestralmente, previa convocatoria de la Líder; y, extraordinariamente en cualquier momento con convocatoria de la Líder, a pedido de uno de sus miembros, cuando lo solicite en forma motivada. En cualquier caso la convocatoria se realizará con un mínimo de veinticuatro (24) horas previo a la hora de la convocatoria.

El Comité de Ética de La Fundación debe cumplir con las siguientes funciones:

1. Exigir la observación y cumplimiento del Código de Ética de La Fundación.
2. Conocer las denuncias sobre posibles violaciones a las normas de ética, que se presenten contra miembros de La Fundación.
3. Velar para que se establezcan controles administrativos que impidan y desalienten a los miembros a incurrir en violaciones al presente Código.
4. Promover la divulgación del Código de Ética entre todos los miembros, voluntarios y de más colaboradores de La Fundación.
5. Absolver consultas y recibir denuncias de los miembros y colaboradores e iniciar una investigación para definir si se violentó las normas del presente Código, pudiendo evacuar audiencias u otros mecanismos para el efecto.
6. Analizar los resultados de dichas investigaciones, y tomar decisiones respecto de las violaciones descubiertas.
7. Informar a la Junta Directiva, a fin de que se aplique el régimen disciplinario en correspondencia con las sanciones previstas en este Código de Ética, sus Estatutos, Código del Trabajo; o recomendar medidas correctivas, en el caso de los colaboradores: cambio de funciones, revocación de autorizaciones, asegurar el compromiso del colaborador, que determinen que en adelante observará el Código de Ética; en el caso de los miembros de La Fundación, la exclusión para continuar siendo miembros de LA FUNDACIÓN. En los anteriores casos, se establecerán plazos para el cumplimiento de las recomendaciones, así como responsables de su ejecución, mismos que deberán informar sobre la observancia en un plazo no mayor a cinco (5) días, luego de notificadas;
8. Supervisar el cumplimiento de las sugerencias hechas por los miembros y colaboradores de La Fundación;
9. Proponer o formular cambios de la normativa contenida en el presente Código para conocimiento y aprobación de la Junta Directiva;
10. Recomendar a la Junta Directiva estrategias para el mejoramiento del comportamiento de los miembros y colaboradores, basados en los resultados estadísticos que determinen los valores que han sido más vulnerados;
11. Desempeñar las demás funciones que le delegue la Junta Directiva y de manera anual informar sobre su gestión;
12.  Desarrollar acciones para prevenir la corrupción, los conflictos de interés, la transparencia en los eventos para recaudación de fondos, en la adquisición de medicamentos para nuestro Banco de Medicamentos, y en contrataciones de servicios.

Cualquier denuncia de incumplmiento del código de ética, puede ser presentada por cualquiera de los  miembro de La Fundación y deberá ser formalizada por el denunciante.

El contenido de la denuncia y el nombre del denunciante serán de carácter reservado, si así es solicitado. El denunciante deberá prestar toda la cooperación y entregar la información requerida por el Comité de Ética a fin de sustentar su denuncia.

Cuando una persona considere que ha sido objeto de acciones que se contrapongan a las disposiciones establecidas en este Código, podrá presentar su denuncia ante el Comité de Ética.

El Comité de Ética revisará y analizará la información recibida y podrá proponer recomendaciones y resoluciones a las acciones y sanciones emitidas, velando siempre por la confidencialidad de los casos. Así mismo realizará el seguimiento y monitoreo a la aplicación de las acciones y sanciones planteadas, frente al incumplimiento del Código de Ética.

Si a algun miembro de La Fundación  que se le impute una violación al Código de Ética, una falta administrativa o un delito, deberá facilitar la investigación y colaborar con las medidas administrativas y/o judiciales dispuestas por la autoridad competente para esclarecer la situación a fin de dejar a salvo su honra y dignidad personal.

En caso de tratarse de un Miembro que ocupe un cargo en la organización, éste debe separarse inmediatamente del cargo que ocupa en La Fundación hasta tanto concluya en firme el proceso de investigación. De no hacerlo voluntariamente, será separado del cargo por la Junta Directiva.

Al concluir el proceso de investigación, y de dictaminarse en firme que la persona no tenía responsabilidad administrativa o penal alguna, según fuere el caso, retomará su membresía o sus funciones inmediatamente.

Es importante recalcar que el incumplimiento de este Código y de los estatutos, así como la violación de normas que constituyan faltas disciplinarias, las mismas serán objeto de una sanción proporcional a su gravedad, previa sustanciación del procedimiento disciplinario establecido por el Comité de Ética, asegurando en todo caso las garantías básicas del derecho a la defensa y el debido proceso.

Disposiciones Generales

Primera.- Dispondrá la Junta Directiva y su membresía, la difusión permanente de los contenidos del presente Código, para lo cual desplegarán un plan y estrategia de promoción y socialización continua, que incluirá la publicación en la página web institucional del presente instrumento, para conocimiento de los miembros y público en general.

Segunda.- Evaluación de efectividad del Código de Ética y Conducta mediante la implementación de:

1. Capacitaciones periódicas brindadas a todos los Miembros de LA FUNDACIÓN sobre el contenido de este Código
2. Mecanismos para presentar quejas por su violación,
3. Anualmente desarrollará una evaluación independiente de la efectividad y eficacia del Código que será conducida por las personas designadas por la Junta Directiva las cuales seguirán los parámetros que establezca la Junta Directiva.

Tercera.- La Junta Directiva de La Fundación, a través de la Dirección Ejecutiva dispondrá que todos los miembros de la misma, suscriban un compromiso que confirme que han leído y entendido el Código de Ética de La Fundación y aceptan cumplir sus disposiciones.

Cuarta.- Lo establecido en el presente Código de Ética, no exime a los miembros de La Fundación, dar cumplimiento a todas aquellas regulaciones, normativas, leyes laborales, reglamentación interna, y en general a las normas legales y reglamentarias aplicables en la República de Panamá.

Programa de Ética.

Los valores compartidos y los principios éticos contenidos en el código deben gobernar las actividades diarias y las relaciones de todos los miembros, voluntarios y colaboradores de La Fundación y son una parte integral de la misma, para mantener la confianza del público.

La Fundación tendrá un programa de ética para apoyar los valores y principios proporcionando infraestructura, políticas y procesos que ayuden a motivar y sostener el comportamiento ético en cada una de las actividades de la misma. El programa ético debe también proveer recursos y apoyo para ayudar a prevenir, detectar y atender temas éticos y de cumplimiento que pueden ocurrir en el curso de las actividades de La Fundación.

El programa de ética de La Fundación, está integrado por cuatro componentes:

1. El Código de Ética y Conducta. Indica las expectativas de comportamiento y conducta que se impone a si mismo La Fundación y a cada uno de sus miembros y colaboradores en el día a día. Provee información detallada, guía y referencias de las políticas escritas y recursos que permitirá a los miembros de la misma, tomar mejores decisiones.

El Código incorpora las obligaciones éticas de La Fundación, le dice al mundo quien es La  Fundación en materia de ética, en qué cree, y qué esperar cuando se lleva a cabo cualquier tipo de relación con la misma. Como instrumento que necesita ajustarse a los tiempos y para evitar que caiga en la obsolescencia tiene fecha específica para su revisión y constante actualización.

1. El aprendizaje de la ética. Debe existir un plan para la educación del código tanto a los nuevos miembros y colaboradores como los miembros actuales y personal existente. Se debe enfocar en construir sensibilidad ética, habilidades para juzgar y para toma de decisiones. Se deben usar ejemplos reales y estudios de casos para ayudar a los miembros de la organización a traducir los conceptos relacionados con la ética en técnicas apropiadas para resolver problemas y acciones prácticas.
2. El proceso para reportar situaciones contrarias a la ética. Se deben estructurar e incentivar los reportes de conductas contrarias a la ética, libres de consecuencias y represalias para quien los formule y las consultas frecuentes de temas éticos. Se deben proporcionar distintos y accesibles canales para reportar y consultar asuntos éticos y establecerse el proceso a seguir para una completa y justa investigación de los casos de conductas contrarias a la ética.
3. Una persona encargada del tema ético en la organización. Idealmente se requiere un oficial de ética o su equivalente. Con dicha designación, la cual debe ajustarse a las realidades de La Fundación, debe igualmente establecerse con claridad sobre cómo se hará cumplir el código, quien o quienes deciden cuando se ha dado una violación y cuáles son las consecuencias concretas. Debe prevalecer una cultura de no tolerancia a las conductas contrarias a la ética.